Ihr seid verlobt – herzlichen Glückwunsch! Nun wollt ihr gleich in die Planung starten, bekommt von allen Seiten fragen gestellt, wann denn die Hochzeit stattfindet, ob die Bride-to-be schon ein Kleid ausgesucht hat und was denn das Farbschema sein wird. So viele Fragen und so ein planloses Brautpaar – hier verzweifeln die ersten Brautpaare oft. Denn wo fängt man überhaupt an? Wie plant man eine Hochzeit? Was muss ich als Erstes tun? Die Planung der eigenen Hochzeit kann oft sehr überwältigend sein – vor allem der Anfang! In diesem Blogpost findet ihr einen Zeitplan/Checkliste für die Planung eurer Hochzeit sowie einen Download für euch zum Ausdrucken und abhaken.

Zeitplan für die Hochzeitsplanung

Natürlich gibt es nicht für jedes Paar einen Planungszeitraum von exakt 12 Monate. Oft ist es mehr als 12 Monate, manchmal weniger.. Dieser Zeitplan ist daher nur als Richtlinie zu sehen, wann welche Aufgabe in etwas zu erledigen ist. Ich muss auch dazu sagen, dass einige Aufgaben schon früher erledigt werden können und bei manchen Aufgaben kann es sein, dass diese sich verzögern und daher erst etwas später erledigt werden – das ist natürlich alles kein Problem, solange die Aufgaben bis zum Hochzeitstag gemacht sind ;-)

photo (c) Coco Gstettner / Schneeweisschen & Rosarot

12 Monate vor der Hochzeit

Ich rate meinen Brautpaaren immer als Erstes sich den Stil ihrer Hochzeit zu überlegen. Ich gebe ihnen daher immer nach unserem Erstgespräch die Aufgabe, Fotos, Videos etc. zu suchen, die den Stil und ihre Vorstellungen von ihrer Hochzeit so gut wie möglich widerspiegeln. Mit diesen Bildern erarbeiten wir dann ein Konzept für die Hochzeit. Denn ohne Konzept oder einer detaillierten Vorstellung der Hochzeit  ist es schwierig eine Location zu finden. Und die Location ist ausschlaggebend für das Datum und den Rest der Hochzeitsplanung.

Nach der Konzeptplanung rate ich auch immer sich auf ein ungefähres Budget zu einigen. Was möchtet ihr in Summe ca ausgeben? Diese Information ist auch wichtig für die Locationwahl und den Rest der Planung.

12 Monate vor der Hochzeit bzw. kurz nach der Verlobung geht es darum ein Datum für die Hochzeit zu finden – so steht es zumindest in den meisten Listen. Hier ist „mein Problem“ mit diesem Statement. Hochzeitslocations sind heutzutage sehr schnell ausgebucht und vor allem meistens länger als ein Jahr im voraus gebucht. Daher ist es oft schwierig ein Datum auszuwählen ohne eine Location zu haben, denn oft richtet sich das Datum nach der Location. Daher ist es mein Rat, sich nicht auf ein Datum zu fixieren ohne bei den Wunschlocations nachgefragt zu haben, ob denn dieses Datum frei ist. Bei der Wahl des Datums spielen auch noch andere Faktoren mit, wie die Verfügbarkeit der Familie und engste Freunde, Feiertage, Urlaubszeiten etc.

Gästeliste überlegen. Wieviele Personen in etwa werden kommen? Diese Information ist wichtig für die Locationauswahl sowie für die Save the Date Karten.

Sobald ihr eine Location habt, lasst euch den Termin beim Standesamt / Kirche / freie Redner vorreservieren, sodass es dann hier keine bösen Überraschungen mehr gibt.

Fotograf/in und Videograf/in. Die besten sind schon lange im Voraus gebucht. Damit ihr sicher sein könnt, dass eure Hochzeit von euren Lieblingsdienstleistern festgehalten wird, fragt schon mal unverbindlich an! Natürlich ist das erst möglich, wenn ihr ein Datum habt.

Papeterie auswählen. Mit eurem Konzept habt ihr schon ein Farbschema und eine grobe Idee, wir eure Hochzeit aussehen wird. Ca. ein Jahr vor eurer Hochzeit ist ein guter Zeitpunkt die Save-the-Date Karten / SMS / Email / Website etc. zu verschicken. Daher wählt euren Dienstleister für die Papeterie aus, damit ihr gemeinsam die Save-the-Date Karten gestalten könnt.

Trauzeugin und Trauzeugen auswählen. Wenn wir ehrlich sind, wissen wir doch schon lange, wer Trauzeugin bzw. Trauzeuge werden soll. daher ist das Wort „auswählen“ eher falsch. Denn ihr werdet eher diesen wichtigen Personen die tolle Nachricht überbringen.

photo (c) Coco Gstettner / Schneeweisschen & Rosarot

10 Monate vor der Hochzeit

Dienstleistersuche. 12-10 Monate vorher solltet ihr eure Dienstleister auswählen. Von der Papeterie bis hin zur Dekoration und Torte. Für eine Hochzeit braucht man quasi eine Army. Wählt eure Hochzeitsarmy gewählt aus, passend zu eurem Stil, eurer Persönlichkeit. Ihr werdet mit diesen Personen viel zusammenarbeiten, oft sehen und sie werden euren „schönsten Tag im Leben“ nicht nur gestalten sonder auch begleiten. Wen oder was muss man denn eigentlich aller engagieren für eine Hochzeit? Hier eine kleine Auflistung:

• Wedding Planner
• Fotograf/in
• Videograf/in
• Florist/in
• Location
• Musik
• Styling
• Dekoration
• Papeterie
• Unterhaltung / Entertainment
• Kinderbetreuung
• Catering
• Unterkünfte für Gäste
• Gastgeschenke
• Trauredner / Standesbeamtin/er  / Kirche
• Transfers
• usw.

8 Monate vor der Hochzeit

Hochzeitskleid & Anzug.  Viele Bräute starten mit der Suche schon etwas früher. Dennoch solltet ihr spätestens 8 Monate vor der Hochzeit mit der Suche nach eurem Kleid starten, da einige Kleider eine Lieferzeit von ca 6 Monaten haben. Sollte der Bräutigam einen Anzug maßunfertigen lassen oder speziell bestellen wollen, ist das ein guter Zeitpunkt dafür. Die Lieferzeiten sind zwar um einiges kürzer aber mein Motto: was man mal erledigt hat, ist erledigt.

Groben Ablauf überlegen. Schreibt einen groben Ablauf eures Hochzeitstages zusammen. Diese Information werdet ihr für einige Dienstleister brauchen, um die Start- und Endzeit zu bestimmen. Zum groben Ablauf gehören für mich:

• Uhrzeit der Trauung
• Uhrzeit / Zeitspanne Agape
• Start Abendessen
• Anschnitt der Torte

photo (c) Coco Gstettner / Schneeweisschen & Rosarot

6 Monate vor der Hochzeit

Eheringe. Beginnt langsam euch um Eheringe umzuschauen!

Gestaltung Einladungen. Beginnt mit der Gestaltung der Einladungen. Dieser Prozess kann auch etwas dauern. Im Zeitraum von 6-4 Monate vor der Hochzeit werden überlicher Weise die Einladungen verschickt. Hierfür habt ihr schon die Rückmeldung von den Save-the-Date Karten und könnt eine genaue Gästeliste erstellen.

Probeessen. Ich rate immer zu einem Probeessen, wann ihr das genau macht ist egal, jedoch solltet ihr euch von der Qualität des Caterings, Restaurants etc. überzeugen um so festzulegen, was ihr denn als Menü bei eurer Hochzeit haben möchtet.

4 Monate vor der Hochzeit

Brautjungfernkleider auswählen und bestellen.

Dekoration planen und bestellen / organisieren. Nun ist der Zeitpunkt, an dem ihr schon sehr detailliertes Konzept und Idee für euren Hochzeitstag habt. Nun geht es daran die Dekoration zu planen und zu bestellen oder zu buchen (bei einem Dekoverleih). Hierfür ist es ratsam nochmal eine Begehung der Location zu machen, um zu schauen, wo braut es Dekoration, wie viel, etc.

Probetermin für das Styling.

Papeterie für den Hochzeitstag gestalten. Menükarten, Sitzplan, Namenskärtchen, Programmhefte, Programmkarten, etc.

photo (c) Coco Gstettner / Schneeweisschen & Rosarot

3 Monate vor der Hochzeit

Gästeliste updaten und finassieren. Nun habt ihr die Rückmeldungen von euren Einladungen und wisst, wer aller zu eurer Hochzeit kommen wird.

2 Monate vor der Hochzeit

Ablauf der Zeremonie planen. Trauungsgespräch führen.

Bestätigt nochmal mit allen Dienstleistern die Vereinbarungen.

Erstellet einen detaillierten Ablaufplan. Wann wird wer, wo sein und was ist zu tun. Ich habe in meinen Ablaufplänen immer noch eine Spalte mit „Kommentaren“ wo ich zusätzliche Information hinzufüge, wie Kontaktperson, Telefonnummer, was diese Person genau machen muss/soll und wo in der Location.

1 Monat vor der Hochzeit

Ablaufplan an alle Dienstleister verschicken. Damit alle Dienstleister wissen ,was sie zu tun haben, wo sie wann sein müssen, verschickt den Ablaufplan an eure Dienstleister. Gerne könnt ihr auch nur einen Ausschnitt des Ablaufplans an die jeweiligen Dienstleister schicken, damit sie nur ihre Information haben. Jedoch rate ich an Fotograf und Videograf den gesamten Ablaufplan zu schicken, denn insbesondere die müssen wissen ,wann was passiert.

Sitzordnung. Beginnt mit der Planung Sitzordnung – wer wird wo an welchem Tisch sitzen. Die Tischordnung rate ich immer erst ca 1 Monat vorher, da bis dahin noch Absagen erfolgen könnten oder überraschenden +1. Daher schlagt euch nicht früher damit herum, nur damit ihr diesen dann kurzfristig wieder umändern müsst.

3 Wochen vor der Hochzeit

Geht nochmal alle Details eures Hochzeitstages durch.

Ruft alle Dienstleister an, ob sie den Ablaufplan bekommen haben und ob alles in Ordnung ist.

2 Wochen vor der Hochzeit

Dekoration ordnen. Bei „meinen Hochzeiten“ hole ich die ganze Dekoration von meinen Brautpaaren immer kurz vor der Hochzeit zu mir und ordne sie. Ich mache Kisten oder Säcke mit dem jeweiligen Raum / Bereich, wo die Dekoration hin soll. So ist alles geordnet und ich kann am Hochzeitstag die Kisten gleich aus dem Auto dort hinstellen, wo sie hin müssen und das spart sehr viel Zeit!

1 Woche vor der Hochzeit

Finale Gästeanzahl an das Restaurant / Catering mitteilen sowie den Sitzplan.

Sitzplan an die Location übermitteln, dass sie wissen wie die Tische platziert werden sollen.

Solltet ihr noch was zum Abholen haben an Dekoration oder ähnliches macht ihr das normalerweise 1 Woche vor der Hochzeit bzw. in der Woche der Hochzeit. Dies gilt vor allem für Mietartikel wie Dekoration, Helium, etc. Viele Anbieter haben in ihrer Vereinbarung sehen, dass die Artikel schon zB am Mittwoch oder Donnerstag davor abgeholt werden können. So habt ihr keinen Stress einen Tag vor eurer Hochzeit bzw. am Tag der Hochzeit.

Kuverts mit Bargeld vorbereiten. Sollten Dienstleister am Tag der Hochzeit in Bar zu bezahlen sein, bereitet Kuverts mit dem Geld und den Namen vor. Übergebt diese dann eurem Wedding Planner / Trauzeugen / Eltern und bittet sie, dass sie das Geld an die jeweiligen Dienstleister übergeben sollen.

Dokumente herrichten für die Trauung.

ENTSPANNEN. Vergesst nicht euch vor der Hochzeit nicht nur zu stressen, sondern auch zu entspannen. Ihr solltet nicht gestresst und umentspannt in euren Hochzeitstag starten :-)

Ich hoffe, dieser Zeitplan unterstützt euch bei der Planung! Hier findet ihr nochmal den Ablaufplan as Download!