Wedding Planner

Was macht ein Wedding Planner eigentlich: Aufgaben eines Wedding Planners

Noch immer werde ich sehr oft gefragt, was ein Wedding Planner überhaupt genau macht, wozu man einen Wedding Planner braucht, was die Vorteile sind und wie denn eine Zusammenarbeit mit einem Wedding Planner aussieht. Es gibt viele falsche Eindrücke, die Personen von Wedding Plannern haben bzw. ist es oft Unwissenheit, da der Beruf Wedding Planner noch sehr jung ist. In diesem Beitrag erzähle ich bisschen über meine Beruf, meinen Alltag und die Zusammenarbeit mit meinen Brautpaaren.

Der Beruf Wedding Planner

Manchmal, wenn mich jemand fragt, was ich mache und ich sage, dass ich Wedding Planner bin, werde ich belächelt oder nicht wirklich ernst genommen. Ich denke, dass der Beruf des Wedding Planers noch immer etwas ungewöhnlich ist und einige Leute nur den Film mit Jennifer Lopez dabei im Kopf haben. In solchen Momenten lege ich dann aber immer schnell los den Beruf zu erklären sowie die Vorteile, wenn man einen Wedding Planner engagiert. Die Leute sind dann meist begeistert und sagen Sachen wie “wow ich wusste gar nicht, dass das so viel Arbeit ist” oder “sollte ich nochmal heiraten, dann nehme ich auch einen Wedding Planner”.

Wedding Planner

(c) Marie Bleyer

Was ist denn jetzt eigentlich der Beruf Wedding Planner? Nein, ich gehe nicht nur zu Tortenverkostungen und tanze auf den Hochzeiten. 1. In den meisten Fällen weiß ich nicht mal wie die Torte schmeckt, da ich weder bei den Verkostungen  noch bei der Hochzeit dazukomme ein Stück zu probieren; 2. Wenn es zum Tanzen kommt bei der Hochzeit habe ich in den meisten Fällen dann schon Feierabend und bin noch so im Stress, dass ich gar nicht mitbekomme, was auf der Tanzfläche abgeht.

Wenn mich Freunde und Bekannte manchmal fragen, was denn so auf meiner Tagesordnung steht und ich sage “Tortenverkostung” darf ich mir oft anhören “du hast aber ein chilliges Leben – ich wünschte ich könnte auch den ganzen Tag Torte essen” . Ich denke mir dann immer hmm ich wünschte ich würde den ganzen Tag nur Torte essen. Aber diese Termine sind für mich einfach Meetings, wie in vielen anderen Berufen auch – es ist Arbeit für mich und daher nicht nur Cake & Confetti. In meinem Meetings riecht es dann halt lecker nach Torten & gutem Essen oder Blumen 😉

Ein Wedding Planner unterstützt mit ihrem Wissen und Expertise Brautpaare bei der Planung und Umsetzung ihrer Hochzeit. Oft werde ich besorgt von Brautpaaren gefragt “aber wir dürfen schon sagen, wie wir unsere Hochzeit gerne hätten, oder?” – Ja natürlich! es ist eure Hochzeit und ich unterstütze euch dabei eure Wünsche und Vorstellungen in eurem Budget umzusetzen. Wie ich das mache? Indem ich euch Empfehlungen gebe für Locations, Dienstleister, einen Zeitplan erstelle, euch To-Do Listen erstelle, euch zu Terminen begleite und schaue, dass nichts vergessen wird für den großen Tag. Für mich ist immer ganz wichtig, dass die Hochzeit einen roten Faden hat, dass alles von Anfang bis Ende zusammen passt. Daher ist einer der ersten Schritte immer die Konzepterstellung mit dem Brautpaar, sodass wir alle weiteren Schritte dann danach richten können.

Zu den Aufgaben eines Wedding Planners zählen: Kundenakquise, Location scouting, Dienstleistersuche, Networking mit Dienstleistern, Budgets erstellen, Konzepte erstellen, Meetings mit Brautpaaren, Meetings mit Brautpaaren & Dienstleistern, Kontakt mit dem Brautpaaren während der Planung, Koordination der Dienstleister für jede Hochzeit, Koordination am Hochzeitstag, Hochzeiten “evaluieren” – was lief gut und was weniger gut – denn aus “Fehlern” lernt man.

Alltag eines Wedding Planners

Ich würde einmal sagen so etwas wie einen “Alltag” gibt es nicht – denn jeder Tag ist anders und mit anderen Aufgaben und Tätigen gefüllt. Viel Zeit verbringe ich mit Email und Telefonaten, um Anfragen zu schicken, Angebote zu besprechen, Abläufe durchzugehen etc. Daher verbringe ich die meiste Zeit auch am Computer – zumindest in den Monaten November bis Mai – denn da ist Planungshochsaison. In dieser Zeit treffe ich auch viele Brautpaare, Dienstleister und Besuche einige Locations. In dieser Zeit befinden wir uns gerade. Am meisten zu tun ist jetzt in den letzten Wochen / Monaten vor der Hochzeitssaison, die im Mai startet. Denn hier gilt es die letzten Feinschliffe zu machen und zu schauen, dass alles was man in den vergangen Monaten geplant hat, zugesagt hat dann auch passt und sich alle auskennen. Was allerdings noch dazu kommt, ist nicht nur die bevorstehende aktuelle Saison zu meistern, sondern auch schon die Hochzeiten für die darauffolgenden Saisonen zu planen. Das heißt, die 2020 Hochzeiten sind schon im Endspurt und die 2021 Hochzeiten sind auch schon fleißig am geplant werden.

Wedding Planner Make it happen Events

(c) Agentur SWR / Coco Gstettner

Damit ihr einen Einblick in einen meiner Tage bekommt, schreibe ich mal meinen Kalender von einem Tag letzte Woche hier ab:

8:00 Arbeitsbeginn für mich – Emails lesen & beantworten

10:00 Termin mit einem Brautpaar & Catering für eine Besprechung

12:00 Mittagessen und meine To Dos rausschreiben von dem Meeting

15:00 Locationbesichtigung in Niederösterreich

17:30 Erstgespräch mit einem Brautpaar in Wien

zwischendurch immer wieder Emails, Telefonate und Sms beantworten

Zusammenarbeit Wedding Planner & Brautpaare

Wie sieht denn so eine Zusammenarbeit zwischen Wedding Planner und einem Brautpaar aus? Viele können sich das nämlich nicht vorstellen. Oft bekomme ich die Frage gestellt oder höre sowas wie “ja aber wir dürfen uns dann schon aussuchen wie das aussehen soll, oder?” – ja natürlich! Das ist nicht meine Hochzeit und ich suche nichts für meine Brautpaare aus. Die Brautpaare sagen mir was sie gerne hätten, was sie sich vorstellen und wünschen und ich setzte das dann gemeinsam mit dem Brautpaar und den Dienstleistern um. Ich mache nichts ohne eure Zustimmung oder Anweisung und ich treffe schon gar nicht Entscheidungen für die Brautpaare 🙂

Wedding Planner Wien

photo (c) by Coco Gstettner / Agentur SWR

Jeder Wedding Planner arbeitet wahrscheinlich etwas anders. Aber so sieht eine Zusammenarbeit in etwa mit mir aus:

1.Ihr kontaktiert mich per Email, Telefon, Nachricht

2.Wir vereinbaren ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch, indem ihr mir über euch erzählt, wie ihr euch eure Hochzeit vorstellt, was euch gut gefällt, was euch gar nicht gefällt, ich lerne euch kennen und ihr mich.

3.Ich erstelle euch ein individuelles Angebot

4.Wenn wir dann zusammenarbeiten bekommt ihr eine Aufgabe von mir: sucht Fotos raus von Hochzeiten, die eure Vorstellungen widerspiegeln – ein Bild sagt mehr als tausend Worte und so bekomme ich einen Einblick in eure Gedanken.

5. Konzepterstellung: mit diesen Bildern überlege ich mir dann ein erstes Konzept für euch, wie eure Hochzeit aussehen könnte. Dieses Konzept gehen wir dann gemeinsam durch und besprechen alles. Ich adaptiere es so oft, bis es für euch perfekt ist und eure Hochzeit widerspiegelt.

6. Locationportfolio: ich erstelle für euch ein Portfolio mit Locations, die zu eurem Konzept und Budget passen. Ca 3-5 dieser Locations besichtigen wir dann gemeinsam. Im Idealfall ist da schon eure Traumlocation dabei.

7. Dienstleisterempfehlungen: wenn wir die Location und das Datum festgelegt haben, erstelle ich ein Portfolio mit Dienstleisterempfehlungen für euch. In diesem Portfolio sind pro Hochzeitskategorie (wie zB Fotografin, Blumen, Musik etc.) 2-3 Dienstleisterempfehlungen von mir drinnen, von denen ich denke, dass sie gut zu euch passen und in euer Budget. Es gibt Dienstleister, wo ich sage, die sollten als erstes fixiert werden aufgrund der Wichtigkeit oder weil ich weiß, dass die schnell ausgebucht sind und/oder nur eine Hochzeit pro Tag annehmen können. Auf diese konzentrieren wir uns zuerst und dann geht es weiter. Und so arbeiten wir uns vor.

8.Ablaufplan: Wenn alle Dienstleister stehen, erstelle ich so 2-3 Monate vor der Hochzeit einen Ablaufplan für euch, damit ich, ihr und die Dienstleister genau wissen wann was am Hochzeitstag passiert, wann wer wo sein soll.

9.Letzte Details: bis 1 Monat vor der Hochzeit werden alle letzten Details finassiert. Bei mir ist es dann so, dass ab 1 Monat vor der Hochzeit dann schon alles fix und fertig erledigt ist, dass meine Brautpaare entspannen können. Um den Rest bis zur Hochzeit kümmere ich mich dann 🙂

10. Der Hochzeitstag. Ihr entspannt, genießt & habt spaß. Ich ziehe die Fäden aus dem Hintergrund.

Ich hoffe ich habe euch einen guten Einblick in den Beruf des Wedding Planners gewährt. Natürlich arbeitet jeder Wedding Planner etwa anders, ihr müsst einfach den/die richtige für euch finden, um eure Hochzeitsplanung und Hochzeit unvergesslich zu machen.